KI-Vorkontierung

Belege automatisch vorkontieren – nach SKR03 und SKR04

(SKR03? Macht die KI.)

buchhalter.ai liest jede Rechnung aus und schlägt die passende Buchung vor: Kategorie, Steuerschlüssel, Aufteilung. Jede Buchung bekommt einen Sicherheitswert – und wo es wirklich unklar ist, stellt dir die KI eine konkrete Frage, statt still falsch zu buchen.

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KI-Rückfrage in buchhalter.ai: Soll der Monitor als GWG oder als Bürobedarf gebucht werden?

Schritt 1: Alles Wichtige aus der Rechnung auslesen

Egal ob PDF aus dem Kundenportal, Mail-Anhang oder Upload: buchhalter.ai erkennt die Belegdaten automatisch. Nicht als Freitext, sondern strukturiert – als Grundlage für eine saubere Buchung.

  • Lieferant
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
  • Steuersätze (19 %, 7 %, 0 %)
  • Rechnungspositionen
  • Währung
  • Belegart

Schritt 2: Kontieren – erst Wissen, dann KI

Nicht jeder Beleg braucht ein Sprachmodell. buchhalter.ai prüft der Reihe nach, was es schon sicher weiß, und fragt die KI erst, wenn das nicht reicht. Das macht die Vorschläge schneller, nachvollziehbarer und konsistenter. Sind die ausgelesenen Daten unvollständig, wird gar kein Modell befragt – dann prüfst du den Beleg.

  1. Stufe 1

    Wiederkehrende Rechnung

    Kommt die Rechnung eines Lieferanten im gewohnten Takt und mit ähnlichem Betrag, wird deine letzte bestätigte Buchung übernommen.

  2. Stufe 2

    Gelernte Zuordnungen

    Hast du einen Lieferanten schon einmal gebucht oder ihm eine feste Kategorie gegeben, gilt diese Zuordnung – deine Korrekturen werden gemerkt.

  3. Stufe 3

    Regeln

    Feste Regeln für typische Fälle – z. B. Bewirtung mit 70/30-Aufteilung oder ermäßigter Steuersatz.

  4. Stufe 4

    Referenz-Lexikon

    Ein Katalog bekannter Lieferanten und Begriffe erkennt Standardfälle wie Hosting, Telefon oder Reisen – abgesichert durch die zweite Meinung eines eigenen Entscheidungsmodells.

  5. Stufe 5

    KI-Vorschlag

    Reicht das alles nicht, analysiert ein Sprachmodell die anonymisierten Rechnungsdaten und schlägt die Buchung vor.

  6. Stufe 6

    Vertiefte KI-Analyse

    Bei schwierigen Fällen, etwa gemischten Positionen, kommt ein stärkeres Modell zum Einsatz – oder eine Rückfrage an dich.

Schritt 3: Du prüfst nur, was wirklich unklar ist

Jede Buchung bekommt einen Sicherheitswert. Eindeutige Fälle – etwa die monatliche Hosting-Rechnung – gehen als Vorschlag durch. Ist etwas unklar, legt buchhalter.ai eine Rückfrage an. Du beantwortest sie direkt am Beleg und springst zum nächsten, bis die Liste leer ist.

Belege mit offener Rückfrage gehen nicht in den DATEV-Export. Ob auch unbestätigte Vorschläge ab einem Sicherheitswert exportiert werden sollen, legst du selbst fest.

Typische Rückfragen

  • Konto unklar

    „Die Rechnung enthält einen Monitor und Büromaterial. Als GWG aktivieren oder als Bürobedarf buchen?“

  • Steuer unklar

    Kein eindeutiger Steuersatz erkennbar – welcher Steuerschlüssel gilt?

  • Daten prüfen

    Betrag oder Datum konnten nicht sicher gelesen werden.

  • Kein Beleg

    Für eine Abbuchung auf dem Konto fehlt noch die Rechnung.

Buchhalterische Details, die mitgedacht sind

SKR03 und SKR04

Du wählst deinen Kontenrahmen einmal. Die Kategorien werden beim Export auf die passenden DATEV-Konten abgebildet.

Aufteilung auf mehrere Konten

Eine Rechnung, mehrere Kategorien: Buchungen lassen sich in Zeilen aufteilen – die Summe wird gegen den Beleg geprüft.

Steuerschlüssel

Vorsteuer 19 %, 7 % und 0 % werden aus den Rechnungsdaten abgeleitet und als BU-Schlüssel exportiert.

Kleinunternehmerregelung

Bist du Kleinunternehmer:in, wird keine Vorsteuer gebucht – das ist in den Team-Einstellungen hinterlegt.

Fremdwährungen

Rechnungen in US-Dollar & Co. werden zum EZB-Tageskurs des Rechnungsdatums in Euro umgerechnet.

Nachvollziehbar

Zu jedem Vorschlag siehst du, woher er kommt – gelernte Zuordnung, Regel oder KI – und einen Verlauf aller Schritte.

Fragen zur KI-Vorkontierung

Wie genau ist die KI-Vorkontierung?

Das hängt vom Beleg ab – deshalb bekommt jede Buchung einen Sicherheitswert. Wiederkehrende Lieferanten werden nach deinen gelernten Zuordnungen gebucht und sind damit sehr stabil. Neue oder ungewöhnliche Belege werden von der KI analysiert und landen bei Unsicherheit als Rückfrage bei dir.

Welche Daten sieht die KI?

Nur anonymisierte, strukturierte Rechnungsdaten. Das PDF, Seitenbilder und Adressen werden nicht an das Sprachmodell übergeben; IBAN, USt-IdNr., E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Personennamen und Rechnungsnummern werden entfernt oder maskiert.

Lernt buchhalter.ai aus meinen Korrekturen?

Ja. Korrigierst du die Kategorie eines Lieferanten, merkt sich buchhalter.ai die Zuordnung und wendet sie beim nächsten Beleg dieses Lieferanten automatisch an.

Wird automatisch gebucht, ohne dass ich es sehe?

buchhalter.ai erstellt Vorschläge. Standardmäßig gehen nur von dir bestätigte Buchungen in den DATEV-Export. Wenn du möchtest, kannst du auch unbestätigte Vorschläge ab einem bestimmten Sicherheitswert exportieren lassen – Belege mit offener Rückfrage sind immer ausgenommen.

Weitere Funktionen

Rechnungen automatisch abholen

Die Browser-Extension lädt Rechnungen aus den Kundenportalen deiner Lieferanten.

Rechnungseingang per E-Mail

Deine eigene Beleg-Adresse für alle Rechnungen, die per Mail kommen.

Bankabgleich

Kontoumsätze und Belege finden automatisch zueinander.

Kostenkontrolle & Dashboard

Ausgaben pro Lieferant und Kategorie – mit Trends und Warnhinweisen.

DATEV-Export

Vorkontierte Buchungen als DATEV-Buchungsstapel für deine Kanzlei.

Angebote & Rechnungen Neu

Angebote, Rechnungen und Mahnungen als E-Rechnung – die sich selbst buchen und selbst abgleichen.

KI-Agenten & API Neu

Angebote und Rechnungen per REST-API von KI-Agenten und eigenen Tools erstellen lassen – mit fein abgestuften Rechten.

Lass die KI vorkontieren – du behältst die Kontrolle

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Fragen? Schreib uns: info@buchhalter.ai