E-Mail-Eingang
Rechnungseingang per E-Mail: deine eigene Beleg-Adresse
(Weiterleiten. Fertig.)
Software-Abos, Agenturen, Freelancer, Hotels: Viele Rechnungen kommen einfach per Mail. Mit buchhalter.ai bekommt dein Team eine persönliche Beleg-Adresse. Alles, was dort ankommt, landet automatisch im Posteingang – ausgelesen, vorkontiert, bereit für den Bankabgleich.
Drei Wege, wie Rechnungen an deine Adresse kommen
Du entscheidest pro Lieferant, was am bequemsten ist. Alle Wege enden am selben Ort.
Weiterleiten
Rechnung im Postfach? Einfach an deine Beleg-Adresse weiterleiten – aus jedem Mailprogramm, auch vom Smartphone.
Automatische Regel
Eine Weiterleitungsregel in Outlook, Gmail & Co. schickt Mails bestimmter Absender automatisch an buchhalter.ai.
Beim Lieferanten hinterlegen
Trag die Beleg-Adresse direkt als Rechnungsempfänger bei deinen Lieferanten ein. Dann kommt die Rechnung ohne Umweg an.
Was mit einer eingehenden Rechnung passiert
Sobald eine Mail an deine Beleg-Adresse geht, nimmt buchhalter.ai die PDF-Anhänge heraus und legt jeden als eigenen Beleg an. Danach durchläuft er denselben Weg wie jede andere Rechnung.
- 1PDF-Anhänge werden herausgelöst – mehrere Anhänge einer Mail werden einzeln erfasst.
- 2Lieferant, Datum, Beträge und Steuersätze werden automatisch ausgelesen.
- 3Die KI schlägt die Kontierung nach SKR03 oder SKR04 vor.
- 4Die passende Zahlung auf deinem Konto wird zugeordnet.
- 5Der Beleg ist bereit für den DATEV-Export an deine Kanzlei.
E-Mail und Browser-Extension ergänzen sich
Rechnungen, die nur im Kundenportal liegen, holt die Browser-Extension automatisch ab. Alles, was per Mail kommt, läuft über deine Beleg-Adresse. Zusammen deckst du damit praktisch alle Eingangsrechnungen ab – ohne einen Beleg von Hand herunterzuladen.
Fragen zum E-Mail-Eingang
Wie sieht meine Beleg-Adresse aus?
Jedes Team bekommt eine eigene Adresse nach dem Muster belege+…@app.buchhalter.ai. Der persönliche Teil ist zufällig erzeugt, damit niemand deine Adresse erraten kann.
Welche Dateien werden verarbeitet?
PDF-Anhänge. Enthält eine Mail mehrere Rechnungen, wird jede als eigener Beleg angelegt.
Kann ich die Adresse im ganzen Team nutzen?
Ja. Die Adresse gehört zu deinem Team – egal, wer weiterleitet, die Belege landen im gemeinsamen Posteingang.
Werden doppelte Rechnungen erkannt?
Ja. Kommt dieselbe Datei zweimal an – etwa per Mail und über die Browser-Extension –, erkennt buchhalter.ai das Duplikat über die Prüfsumme.
Weitere Funktionen
Rechnungen automatisch abholen
Die Browser-Extension lädt Rechnungen aus den Kundenportalen deiner Lieferanten.
KI-Vorkontierung
Buchungsvorschläge nach SKR03/SKR04 – mit Sicherheitswert und Rückfragen.
Bankabgleich
Kontoumsätze und Belege finden automatisch zueinander.
Kostenkontrolle & Dashboard
Ausgaben pro Lieferant und Kategorie – mit Trends und Warnhinweisen.
DATEV-Export
Vorkontierte Buchungen als DATEV-Buchungsstapel für deine Kanzlei.
Angebote & Rechnungen Neu
Angebote, Rechnungen und Mahnungen als E-Rechnung – die sich selbst buchen und selbst abgleichen.
KI-Agenten & API Neu
Angebote und Rechnungen per REST-API von KI-Agenten und eigenen Tools erstellen lassen – mit fein abgestuften Rechten.